ソフトウェアソリューション:コミュニケーションまたは停滞

Lars Fischer21 11月 2018

あなたのオフィスでこの記事を読んでいる可能性があります。そして、私たちのほとんどは、デスク、モニター、ブレイクアウトルーム、生産性を維持し、コミュニケーションとコラボレーションを促進するために設計されたその他の機能を備えたオープンで大きなスペースです。私たちはニューヨーク市に、前世紀の折り返しに共有オフィスの出現を感謝する。しかし、最近では、「Bürolandschaft」すなわちオフィスの造園が、コミュニケーションの流れに基づいてより有機的に座ることを促す人気を集めています。

オフィスプランナーまたは企業の上司にその点について質問してください。なぜ彼らは独立したキュービクルやオフィスでオープンプランを好むのですか?コラボレーションの増加がこのリストのトップに立つ可能性が高い。人々が同じ空間を共有する場合、アイデアを共有して入力を求める可能性が高くなります。今日のソーシャルメディアの支配下にあっても、人々は心の中の社会的存在であり、人と対話したいと考えています。データは企業を通って流れなければならず、そのスペースを共有することが容易になります。もちろん、オープンプランは、建設コストの面でも、従業員の平方メートルが少なくてすむので、ずっと安いですが、柔軟性も提供します。私たちは、次のオフィスのトレンドを知ることはできませんが、大きな共有スペースはオプションを閉鎖しません。

効率の向上
私たちの家族、社会、仕事の多くの側面において、私たちは効率を内製しています。オープンプランのオフィスはその一例です。スマートフォンを使用してワールドワイドウェブやさまざまなソーシャル共有プラットフォームに接続するということもそうです。ラップトップアプリケーションはすべてデータ、画像、その他の情報をシームレスかつシェアレスに共有できるよう相互接続しています。

したがって、これが通常の生活の一部である場合、なぜほとんどの海運会社は悲観的に過小統合されているのでしょうか?

ほとんどの船会社は、デジタル革命を完全に受け入れていると言いますが、それはほぼ真実です。ほぼすべてが会計パッケージを使用して請求書、予算管理、請求書支払いを管理します。いくつかの場合、これは簡単なExcelスプレッドシートになりますが、ほとんどの場合、より洗練されたメイド・ツー・メジャーなパッケージになる可能性があります。また、ほとんどの企業は、他の商用機能や運用機能を管理するためのソフトウェアパッケージを実行しています。しかし、この問題は統合の1つです。これらの個々のパッケージは、個別の一連の作業を完璧に実行しますが、互いに通信することはありません。

統合を達成する
完全に統合された運送会社では、関税システムは個々の顧客、港湾、ターミナル、貨物に関する複雑な情報をすべて取り込みます。これは個々の価格、制限、割引、インセンティブの非常に複雑なマトリックスになります。顧客が見積もりを要求すると、見積システムは関連する関税を自動的に検索して、正確で正確な見積もりを作成する必要があります。
見積もりが販売に変わると、システムは自動的に必要な予約確認、船荷証券、マニフェストなどを自動的に作成します。

船が航行すると、請求書が自動的に生成され、その情報はインターフェースを介して「売掛金」に転記されます。

このプロセス中に、変更が必要な場合は、完全に統合されたシステムにより、ボタンを押すとマニフェスト修正、クレジットメモ、請求書が自動的に作成されます。

言い換えれば、情報は、データを再入力する必要なしに、ある活動から別の活動にシームレスに流れる。再入力するとエラーが発生し、エラーが発生すると遅延と遅延が発生し、キャッシュフローが中断され、コストがかかります。

議論を金銭的な基準にすることで、あるシステムから別のシステムへ情報を転送する際の人為的ミスのために、約10%のグローバル出庫貨物請求書が間違っていることが広く理解されています。 1億ドルの控えめな収入を誇っている小規模の船会社であっても、紛争で犠牲にされずに1千万ドルが費やされていることを意味します。

イメージ:Softship

解決策を見つける
進化はおそらく現在の状況の主な犯人です。海運会社は、小額のデジタル化を採用しており、必要に応じて、または予算が利用可能になったときに、個別のパッケージをインストールして特定のタスクを実行しています。その結果、時々注文されたパッケージや時には既製のパッケージが混在しているため、お互いに並んでいるが、統合や通信はしない迷路のようなアプリケーションが生成されています。同じ配送会社内の切断された部門間で膨大な量のデータが再設定されます。

すでに実行されているものを取り除き、新たに開始するのは、大変な作業です。多くの船会社は、正しい方向に3つ以上を作るために、2つのステップを後方に進める準備ができていません。これと併せて、ほとんどのIT部門は、企業の取引を維持するために必要とされるますます増大する外部の報告規制に順守し続けるために苦労しています。内部統合は常に第2のフィドルを再生します。

しかし、解決策があります。現代の出荷ソフトウェアはモジュール式であり、運送会社はビジネス内の特定のプロセスを自動化するために必要なアプリケーションを選択するだけで済みます。各モジュールは他社とシームレスに統合され、企業全体の情報の流れを促進します。

データは一度入力するだけで済み、重複、エラー、サイロ作業を削減できます。データは、会社全体および関連するビジネスパートナと共有されます。これにより、管理上の負担が大幅に軽減され、ビジネス全体の効率性が向上します。また、スタッフはより顧客中心の仕事に集中することができます。

慎重に検討されたソフトウェアアプリケーションは、費用データベースから出荷ごとの変動費を回収し、これらを予約費用に見積もり費用として適用します。予約時に顧客から取得したボリュームに関する情報は、このデータと自動的に結びついて、各委託品の分析と収益性の評価を行います。

そして、航海が進行し、実際のコストがわかるように、リアルタイム更新によって、航海中の収益性を監視することができます。これらのプロセスを自動化することで、貴重な量のデータを企業全体でキャプチャ、共有、再利用することができます。また、パフォーマンスの報告を分析して、管理者に賢明で情報に基づいた意思決定を促すこともできます。

さらに、優れた出荷指向のソフトウェアは、航海の進捗状況と港湾活動を管理し、監視します。スケジュールは、船舶から自動的に受け取った到着、出発および正午のレポートから監視および更新することができます。予期しない事象によって引き起こされた変更は、全体のスケジュールに及ぼす潜在的な影響の見積もりを提供するためにシミュレートすることができます。オペレータは「what ifs」をシミュレートし、最も適切な対策を見つけることができます。

しかし、海運会社の中で完全な統合を達成するための良い解決策がある一方、抵抗は残っています。

耐性を克服する
20年以上前、デジタル化は深いポケットを備えた非常に大規模な船会社の特権でした。彼らは特注のアプリケーションを開発し、技術者の軍隊を募集した。しかし、時代が移り変わりました。今日、各社とユーザーの個性に合わせて簡単に構成およびカスタマイズできる専門ソリューションを購入することは、かなり簡単なプロセスです。これらのパッケージは、デジタル化企業をデジタル統合企業にするための手段です。

これらのアプリケーションの美しさは、単一のオーバーアーチング、完全に接続されシームレスにネットワーク化されたエンティティを介して既存のシステムを接続する、各コアプロセス間のトータルな統合を促進するように構築されていることです。したがって、データは船舶運航、商業、コンテナ物流、会計および管理の間をシームレスに流れる。

データ入力が少なく、エラーが減少し、顧客サービスが向上するという明白な利点以外にも、これらのパッケージソリューションは、別注システムを構築するのに比べてほんのわずかの費用で利用できます。効果的に、彼らは海運会社の全スペクトルにわたってIT競争の場を平準化しました。

オープンプランのオフィス、スマートフォン、ラップトップのように、多くの運送会社は、さまざまなビジネス機能を互いに通信する利点を見るために、日々頭を上げ始めています。すべての良いアイデアと同様、このコンセプトは非常にシンプルで、パッケージ化されたソフトウェアが広く利用できるようになり、完全な統合を達成することは容易に実現できます。

著者
Lars Fischerは、Softshipのアジア太平洋本部のマネージングディレクターです。彼は、シンガポールの商業・技術スタッフ25名と、世界中のグループの販売およびマーケティング戦略担当者です。 www.softship.com
ラースフィッシャー

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